La importancia de una buena redacción

Que distinto sería todo si aplicaramos poesía a nuestro diario vivir, imagino que lo inarmónico se llenaría de flores y sería lo armónico el rey. Todo aquel que ama, posee romanticismo en su corazón, entonces porque no aplicar poesía a nuestras frases?

Grandes obras que por la belleza de sus frases, frases gentiles y cautivadoras, han sido transferidas a la pantalla grande; películas como: La vida y los tiempos de Cleopatra de Carlo Mario Franzero; Romeo y Julieta, Hamlet, Macbeth de Shakespeare; Tristán e Isolda de Richard Wagner; La Letra Escarlata de Nathaniel Hawthorne; Drácula de Bram Stoker; Troya basada en la obra de La Ilíada de Homero y otros.

Escribir bien implica mucho más que solo utilizar frases armónicas, y no me refiero a la poesía donde la belleza de las frases es primordial, también implica utilizar las palabras adecuadamente con el objetivo de llegar a comunicarse de manera que lo que se escriba sea tan claro para el lector y que no deje espacio alguno a dudas ni a malas interpretaciones o juicios.

Comparto con vosotros algunas recomendaciones a tomar en cuenta para redactar un buen texto:

Modales y Cortesía. A todos nosotros nos agrada que nos tomen en cuenta, cuando nos dirigimos a otra persona amablemente, estamos siendo considerados con el otro, utilizar palabras como por favor, buenos días, gracias son siempre bien recibidas; y además nos gustará recibir el mismo tratamiento.

Información completa. Parece obvia esta recomendación, pero no siempre se la utiliza. Por ejemplo, en una conversación con un amigo y el amigo quiere coordinar una reunión para ir juntos al evento, dar por entendido que la otra persona ya sabe la fecha del evento y solo mencionar la hora podría traer complicaciones posteriores si el amigo desconoce la fecha ni tampoco sabe el lugar del encuentro, ni el motivo del evento, ni tampoco si es posible llevar más personas. Hacernos las siguientes interrogantes nos ayudarán a entregar información más completa: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Por qué y Para qué.

Ser conciso y breve. Si bien es importante entregar información completa, también es importante hablar lo justo y lo suficiente. Considerar el tiempo de la otra persona también es importante, implica cortesía. Debemos ser eficientes y tener la capacidad de lograr comunicarnos con el mínimo de recursos posibles en el menor tiempo posible, es decir, evitar malgastar el tiempo en reuniones eternas que muchas veces no llevan a nada, escribir informes largos o reenviar correos electrónicos con cadenas demasiado largas. El exceso de información nos conlleva a leer los textos de manera superficial y que al final no lleguemos ni a leerlos. Por eso es muy importante evitar la sobrecarga de información y solo utilizar lo necesario.

Ortografía, gramática y puntuaciones. Al escribir muy rápido muchas veces cometemos errores de ortografía, gramática, falta de acentos o comas, no solo en un ordenador móvil, también en un fijo, no puedes permitirte el lujo de cometer este tipo de errores porque además de transmitir una mala imagen de ti mismo, puede que el texto no se entienda y genere malos entendidos. Se recomienda por eso, revisar bien el texto, leerlo nuevamente antes de enviarlo.

La riqueza del vocabulario.  Tener un amplio vocabulario permite expresar ideas utilizando las palabras adecuadas, puesto que nos permite ser mucho más exactos y concretos con lo que decimos, nos permite ser más breves en nuestras explicaciones y lo mejor de todo que reduce la posibilidad de cometer errores. Si queremos enriquecer nuestro vocabulario, mantengamos siempre activa la lectura y con un diccionario a nuestro alcance.

El aspecto estético. Sabemos que belleza se percibe primero a través de la vista. Tener un texto ordenado y bien formateado además de ser agradable a la vista, facilita mucho su lectura:

1. Considerar primero si nuestra empresa cuenta con un manual de identidad corporativa que nos indique cómo aplicarle el formato a nuestros textos, como el uso del logo, la tipografía y otros detalles.
2. Analizar el público objetivo a quién va dirigido el texto, no es lo mismo elaborar un texto para convocar a una reunión gerencial que elaborar una invitación a un cumpleaños.
3. Utilizar tipografía de buen tamaño y color que facilite la lectura, como por ejemplo, Tipo de letra: Arial - Tamaño 11 pixeles,
4. Cuidar bien los contrastes de colores, los textos de color negro sobre fondo blanco se ven muy bien.
5. Utilizar negrillas y cursivas para resaltar los palabras más relevantes, inclusive se podría utilizar un color alternativo.
6. Los títulos y subtítulos diferenciarlos con otro tamaño de letra u otro color.
7. El interlineado del texto sea amplio, márgenes anchos y párrafos bien separados, de manera que muestre un aspecto limpio, nada atosigado ni atiborrado.
8. Enumerar los listados y/o utilizar viñetas.
9. Es importante cuidar de que las imágenes que se inserten al documento sean neutras de manera que mantengan activa la atención del lector.
10. Considerar agregar también información de ubicuidad y presencia que muchas veces resultan muy útiles como: la fecha, hora, ciudad, nombre del destinatario, dirección y teléfono de contacto.

Siempre polaridad positiva. Las personas que transmiten energía positiva se preocupan por crecer, por mejorar y es importante transmitir ese entusiasmo. Tan solo orientar nuestras palabras en un contexto positivo, dejando a un lado todo lo negativo, dotará de entusiasmo y optimismo al lector y lograremos transmitir de mejor manera lo escrito. Es común mencionar el “No” en nuestras conversaciones, como: “no hagas eso, no toques eso, no saltes, no corras” y el cerebro desentiende palabras en negación y para poder traducir la instrucción crea primero una imagen visual positiva. Por eso para llegar de un modo más directo al lector, se recomienda suprimir la palabra “No” y cambiar el punto de vista de la escritura a modalidad positiva como por ejemplo: 1. Es mejor decir “Desconozco” en vez de decir “No conozco”, 2. Es mejor decir “Mantener limpia la mesa” que decir “No ensuciar la mesa”.

El proceso de escritura comienza antes de ponerse a escribir. Piensa primero lo que quieres decir, extrae las ideas principales y secundarias, ordénalas y dales forma. Esto te ayudará a redactar mejor un texto, podrás comunicar de manera más efectiva tus ideas y conocimientos y además la imagen de tu persona se verá más profesional, tanto la tuya como la de tu empresa.